Számviteli beszámolók és bizonylatok megőrzési kötelezettsége

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 169. §-a írja elő a bizonylatok megőrzésére vonatkozó követelményeket. Ezeknek megfelelően, az üzleti évről készített beszámolót (a mérleget, az eredménykimutatást, a kiegészítő mellékletet, az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot, kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói jelentést), üzleti jelentést, az ezeket alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot olvasható formában legalább 8 évig köteles a gazdálkodó (a társaság) megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat, kartonokat, számlákat, pénztári és banki bizonylatokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Továbbá, ez az előírás a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat elektronikus formában kell – a digitális archiválásról szóló jogszabály [1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól] előírásainak figyelembevételével – megőrizni. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról készített elektronikus másolattal az Szt. szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség – a vonatkozó jogszabály előírásai figyelembevételével – teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A megőrzési időtartam számítása

Az is lényeges kérdés, hogy mikortól kell számítani a megőrzési időtartamot.

A számviteli beszámoló, a beszámolóban lévő adatokat alátámasztó bizonylatok megőrzésének időtartama a beszámoló elfogadása üzleti évének utolsó napjától kezdődik (hasonlóan az adó megállapításához való jog elévülésének kezdetéhez).

Ennek megfelelően, például a 2023. évi üzleti év beszámolóját elfogadó legfőbb szerv ülése (a taggyűlés, a közgyűlés) 2024-ben van. Ez esetben a megőrzési idő a beszámoló és az azt alátámasztó bizonylatokat érintően legalább 2032. december 31. napjáig tart.
A bizonylatok megőrzése a gazdálkodó (a társaság) feladata. Ha szervezeti változásra – mint jelen esetben, a társaság megszűnésére – kerül sor, a megőrzés időtartama nem változik, a számviteli bizonylatok további megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor kell intézkedni.

Megszűnő cég iratainak megőrzése

A társaság megszűnhet jogutódlással, illetve jogutód nélkül. Jogutódlással történő megszűnéskor a megszűnő társaságot terhelő (a bizonylatokra vonatkozó megőrzési) kötelezettség a jogutódra száll át. Jogutód nélküli megszűnés (végelszámolás, kényszertörlési eljárás, felszámolás) esetén a vonatkozó jogszabályok a megőrzésről külön intézkednek.
A Cégtörvény (2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról) 112. §-ának (1) bekezdése alapján a végelszámoló köteles gondoskodni a társaság iratanyagainak az elhelyezéséről. Az ezzel kapcsolatos költségeket és a megszűnés utáni iratmegőrzés költségeit

• a vagyonfelosztási javaslatban fel kell tüntetni,
• a számviteli előírások szerint ennek fedezetét jelentő forrást az eredménytartalékból a lekötött tartalékba kell átvezetni,
• más szervezetnek az iratmegőrzésre adott megbízás esetén annak a fedezetét a lekötött tartalékból kell átadni és átvenni.

A vagyonfelosztás során az érintettek abban is megállapodhatnak, hogy a cég iratanyagának megőrzését (ingyenesen vagy ellenérték fejében) a tagok (a tulajdonosok) valamelyike vállalja: a példánk szerinti esetben 2032. december 31-ig.
A társaság iratanyagának elhelyezésére egyebekben a Csődtörvény (1991. évi XLIX. törvény a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról) erre vonatkozó szabályai megfelelően alkalmazandók. A kényszertörlési eljárásra vonatkozó előírások között azonban a bizonylatok megőrzésére vonatkozó külön előírást nem találunk. Viszont, a kényszertörlési eljárás Cégtörvény szerinti szabályai alapvetően a Cégbíróságra telepítik a feladatokat, azaz a vállalkozás iratanyagainak a megőrzéséről is a Cégbíróságnak kell gondoskodnia.

Felszámolásra kerülő cég iratainak megőrzése

A Csődtörvény 53. §-a alapján a felszámolásra kerülő cég iratainak kezelése és megőrzése a felszámoló feladata. Ez egyben azt is jelenti, hogy ő köteles a levéltár által (megkeresés alapján) meghatározott irattári anyagokat a levéltárnak átadni, a nyugdíjbiztosítási igazgatóság részére a rendelkezésre álló bizonylatok alapján a mindenkori előírásnak megfelelően a szükséges adatszolgáltatást megadni, valamint az irattári anyag nem megőrzendő részének selejtezéséről gondoskodni.

Az esetek többségében a felszámoló maga irattároz, és ennek költségei felszámolási költségnek minősülnek. Tekintettel arra, hogy az adó megállapításához való jog elévülésének időtartama eltér a számviteli bizonylatok megőrzésének időtartamától, az adóbizonylatok megőrzésére is fontos kitérnünk.
A számviteli törvény nem ír elő szabályokat a bizonylatok megőrzésének helyéről: a jogalkotó abból a feltételezésből indul ki, hogy azok megőrzése a társaság székhelyén, illetve a bizonylati szabályzatban megjelölt helyen történik.

A jogszabályokban előírt bizonylatok megőrzésére vonatkozó adótörvényi előírásokat az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 78. §-a tartalmazza. E szerint a különböző adók megállapításához szükséges iratokat az adózónak az adóhatósághoz bejelentett helyen kell őriznie. Ez az előírás a társaság megszűnése esetében is érvényes marad:
az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni;
az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőrizni. Ez a 2023. évi adóbizonylatok esetében 2029. december 31-ét jelenti: addig őrizni kell akkor is, ha a cég megszűnik.

Abban az esetben, ha ugyanazon bizonylatot a számviteli előírások szerint is, meg az Art. szerint is meg kell őrizni, akkor a hosszabb megőrzési időtartam a mérvadó. Így például, az adójogilag elévült bizonylat ezzel párhuzamosan számvitelileg nem évül el.