Elektronikus számlázás nem lakossági ügyfeleknek – mit ír elő a 2025-ös szabályozás?

Változások a számlázásban 2025. július 1-jétől

2025. július 1-jétől a villamosenergia- és földgázszolgáltatók kizárólag elektronikus számlát állíthatnak ki nem lakossági ügyfeleik részére. Ezt a kötelezettséget a 2007. évi CXXVII. törvény (Áfa tv.) 175. § (3) bekezdése írja elő. A cél a számlázás digitalizációjának felgyorsítása, valamint az átlátható adatszolgáltatás biztosítása. A szolgáltatók minősített e-aláírással kell rendelkezzenek és elektronikus archiválásra kötelezettek. A vállalkozásoknak, vevői oldalon fel kell készülniük az elektronikus számlák befogadására és szabályszerű megőrzésére. 

A ViDA csomag hatásai az e-számlázás szabályozására

Az Európai Bizottság által 2022 decemberében bemutatott ViDA (VAT in the Digital Age) csomag célja, hogy az áfaszabályokat hozzáigazítsa a digitális gazdaság működéséhez. Ennek egyik központi eleme az elektronikus számlázás, amely várhatóan uniós szinten válik majd kötelezővé. A ViDA szerint a jövőben az e-számlázásnak strukturált adatként, előre meghatározott formátumban kell megtörténnie, amely közvetlenül alkalmas a valós idejű jelentésre a tagállami adóhatóságok felé. Ez az elv jelentős hatással van a magyarországi szabályozásra is, mivel a hazai online számlarendszer és e-számlázási gyakorlat átalakítását elkerülhetetlenné teszi. A ViDA csomagban javasolt módosítások a 2006/112/EK Héa-irányelvet érintik, és 2028-tól kötelező e-számlázást írhatnak elő a B2B ügyletekre vonatkozóan, ezzel párhuzamosan visszaszorítva a papíralapú és nem strukturált PDF számlák használatát.

Az elektronikus számla megállapodás kötelező tartalmi elemei

Elektronikus számla kibocsátása csak a vevő előzetes hozzájárulásával történhet. A megállapodásnak tartalmaznia kell a számlázás módját (pl. strukturált e-számla vagy elektronikus formában kibocsátott PDF), az alkalmazott továbbítási csatornát (pl. e-mail, vagy letöltés a portálról), a fájlformátumot, valamint az archiválás módját és helyét. Az e-számla megállapodás nem kötelező formai előírásokhoz kötött, de annak tartalmát célszerű belső szabályzatban vagy szerződéses mellékletként is rögzíteni. A megfelelő tartalmú megállapodás hiánya utólagos adóhatósági vitához vezethet, különösen, ha a vevő vitatja az e-számla érvényességét vagy hitelességét.

Az eredet hitelességének vizsgálata és dokumentálása

Az Áfa tv. 169. § és 175. § szerint ez a kibocsátó felelőssége, hogy egyértelműen azonosítható legyen a számla forrása, és annak adattartalma ne sérüljön. A hitelesség többféle módon is alátámasztható: például minősített elektronikus aláírással, EDI rendszer használatával, vagy olyan informatikai megoldással, amely naplózza és verziókövetéssel követi a számla útját. A vállalkozásnak rendelkeznie kell olyan belső szabályzattal, vagy rendszerleírással, amely egy ellenőrzés során bizonyítja a számla hiteles továbbítását és megőrzését.

Elektronikus számlák archiválása 

Az elektronikus számlákat a kiállítástól számított 8 évig kell megőrizni, olyan formában, hogy azok eredete és adattartalma utólag is ellenőrizhető legyen. Az Áfa tv. 179. § alapján az archiválás történhet Magyarországon kívül is, amennyiben a NAV hozzáfér. A vállalkozásoknak olyan rendszert kell használniuk, ami naplózza a számla létrehozását, továbbítását és változatlanságát, miközben a számlák visszakereshetők és olvashatók maradnak a teljes, 8 éves megőrzési időszak alatt.

Technikai megoldások a kötelezettség gyakorlati teljesítéséhez

A jogszabály nem ír elő konkrét rendszert, de csak a NAV ellenőrzési szemontjainak megfelelő megoldás fogadható el. Ilyen például a minősített aláírással ellátott PDF e-számlák automatikus generálása és továbbítása, az XML formátumban kiállított strukturált számlák alkalmazása, valamint az ERP-rendszerrel integrált e-számlázó szoftverek használata. Fontos, hogy a kiválasztott rendszernek biztosítania kell a naplózást, az archiválást, valamint a vevői és NAV-oldali hozzáférhetőséget. A szolgáltatóváltás vagy rendszerfrissítés előtt célszerű belső tesztelést és adatvédelmi megfelelőségi vizsgálatot végezni.