Mit kell tudnia minden vállalkozásnak?

Mit jelent pontosan az elektronikus számla?

Az elektronikus számla jogi értelemben elektronikus okirat: minden olyan rögzített adat, amely a felhasználó számára hozzáférhető, és amelynek hitelessége és sértetlensége igazolható.
Fontos:

• Az elektronikus számla kizárólag elektronikus formában minősül számlának.
• Ha valaki kinyomtatja, a nyomtatott példány már nem minősül számlának, hiszen az elektronikus számlának nem ez az eredeti példánya.

A hitelességet, sértetlenséget és olvashatóságot a gyakorlatban többféle technológia biztosíthatja (pl. elektronikus aláírás, időbélyeg, biztonságos rendszerek), és ez a számlabefogadó kötelezettsége is. Mindig az a lényeg, hogy a számla eredetisége és tartalma bizonyítható legyen. 

Kapcsolódó

Elektronikus számlák kibocsátása és befogadása

Az elektronikus számlák kezelésének gyakorlata akkor következetes, ha a kibocsátó és a befogadó már a folyamat elején egyértelműen meghatározza, hogy az adott bizonylat elektronikus vagy papíralapú számlaként kerül kiállításra, és ehhez igazítja a továbbítási, az ellenőrzési és a megőrzési eljárást. A mindennapi működésben ez átlátható belső szabályozást és megbízható technikai megoldásokat igényel annak érdekében, hogy az elektronikus számlák kezelése megfeleljen a szakmai és jogszabályi elvárásoknak.

Eltérhetünk-e a jogszabályi követelményektől?

Az elektronikus számlázásra vonatkozó előírások jogszabályi követelményeitől a felek nem térhetnek el. A szabályozás középpontjában a számla eredetének hitelessége, az adattartalom sértetlensége és a dokumentum folyamatos olvashatósága áll, és ezeknek a teljes megőrzési időszak alatt fenn kell állniuk. Bár a technológiai megvalósítás módja szabadon választható, minden választott megoldásnak igazolható módon biztosítania kell e követelmények teljesülését; ennek hiányában a számla hitelessége vitathatóvá válik, ami adóellenőrzés során kockázatot jelent.

A partneri megállapodás szerepe – Miért kell erre előre gondolni?

Elektronikus számlázás esetén a számlabefogadónak bele kell egyeznie a számla elektronikus formában történő átvételébe. Fontos, hogy:

• a számlakibocsátó nem követelheti meg a befogadótól, hogy elektronikus számlát fogadjon be,
• a felek között megállapodás szükséges az e-számlázáshoz, 
• a megállapodásnak nincs kötelező formája, de célszerű írásban rögzíteni.

A megállapodásban célszerű rögzíteni a számla formátumát – például hogy PDF-ben, XML-ben kerül-e továbbításra –, valamint azt is, hogy a felek milyen csatornán fogadják el az elektronikus számlát (például e-mailen vagy rendszerkapcsolaton keresztül). 

Milyen technológiákat lehet alkalmazni elektronikus számlázáshoz?

Az elektronikus számla technikai megvalósítása többféle módon történhet. Ilyen megoldások a következők:

Elektronikus aláírás és időbélyeg

Az Elektronikus aláírás és az időbélyeg alkalmasak a hitelesség és sértetlenség bizonyítására, mivel igazolják a dokumentum eredetét és azt, hogy azt a kiállítást követően nem módosították.

Strukturált adatformátum (pl. XML)

Egy strukturált adatállomány (például az Online Számla XML) aláírás nélkül is elektronikus számlának minősülhet, ha a rendszer működése biztosítja a sértetlenséget és az ellenőrizhetőséget.

Kapcsolódó

Elektronikus számlák megőrzése és archiválása

Az elektronikus számlák megőrzése akkor működik megbízhatóan, ha a vállalkozás egyértelműen meghatározott archiválási eljárást alkalmaz, és olyan rendszert használ, amely a dokumentumok hosszú távú kezelését következetesen támogatja.

PDF formátum

A PDF maga is lehet elektronikus számla. Ugyanakkor a PDF „hamisítható, másolható”, ezért a hitelességét külön technikai eszközzel kell igazolni, például hash-kóddal vagy más ellenőrzési módszerrel.

Informatikai rendszer által garantált hitelesség

A hitelesség és sértetlenség informatikai rendszer által garantált módon is biztosítható, vagyis egy zárt, jól szabályozott rendszerfolyamat is megfelelő lehet, még elektronikus aláírás nélkül is.

Az Elektronikus számlázás és archiválás jogkövető gyakorlata című 60 oldalas szakmai kiadványunk a témában felmerülő gyakorlati kérdésekre részletes szakértői leírást és válaszokat tartalmaz.

Elektronikus számlázási kötelezettség 2025. július 1-től

2025. július 1-jétől az elektronikus számláknak közösségi, egységes követelményeknek kell megfelelniük:

• Az EN 16931 európai szabvány alkalmazása kötelező: 2025. július 1-jétől az elektronikus számláknak tartalmilag és szerkezetileg meg kell felelniük az EN 16931 szabvány előírásainak.
• Egységes adatstruktúra az elektronikus számlákban: A számlázórendszereknek olyan számlát kell előállítaniuk, amely megfelel a szabvány szerinti struktúrának; ez biztosítja a számlák átjárhatóságát és összehasonlíthatóságát az uniós tagállamok között.
• A magyar adatszolgáltatás igazodik az uniós elvárásokhoz: A NAV Online Számla rendszer is alkalmazkodik a szabványhoz, vagyis a hazai adatszolgáltatás is erre az egységes struktúrára épül.
• A vállalkozások feladatai 2026-ra készülve: 

-    a számlázóprogram frissítése vagy olyan megoldás használata, amely képes az EN 16931 szerinti számla előállítására,
-    annak ellenőrzése, hogy a jelenlegi rendszer elő tudja-e állítani a szabványnak megfelelő e-számlát,
-    a befogadói oldalon az új struktúra értelmezésére való felkészülés.

A 2025-ös változások tovább erősítik az egységes európai irányt: az elektronikus számlázás nem alternatíva, hanem alapértelmezett működési forma lesz.