Parkolási költségek elszámolása nyugta alapján

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szvtv.) 165. §-a szerint a különböző gazdasági eseményeket csak szabályszerűen kiállított bizonylat birtokában szabad könyvelni. A bizonylatok egy részét mi kapjuk, más részét pedig mi állítjuk ki.

A bizonylatok kiállításával van a kevesebb probléma, mert csak rajtunk múlik, hogy a bizonylat a formai és tartalmi követelményeknek megfelelően elkészül-e. A kapott bizonylatokkal más a helyzet. Azt is ellenőriznünk kell, hogy a kapott bizonylat kielégíti-e azokat a követelményeket, amelyeket az Szvtv. támaszt vele szemben (amellett, hogy a megállapodásunk szerinti összeget és a teljesítésre hivatkozást tartalmazza-e), és időnként a bizonylat megszerzése is nehézségbe ütközhet. Alapvetően persze a teljesítésről szóló bizonylat kiállítása és a vevő részére történő eljuttatása a szállító érdeke, hiszen az alapján várhatja a teljesítése ellenértékének kiegyenlítését.

Előfordulhat azonban, hogy valamely szolgáltatás igénybe vevője bizonyos mértékig kiszolgáltatott helyzetben van, és nem tudja érvényesíteni a számvitelben elszámolható bizonylat megszerzéséhez való jogát. A kérdésben megfogalmazott esetben is ez történt. Megfelelő bizonylat nélkül pedig a ténylegesen felmerült költség elszámolása nem lehetséges.

Az Szvtv. 167. §-a felsorolja azokat a tartalmi és alaki követelményeket, amelyeknek a számviteli nyilvántartásokban rögzíthető bizonylatnak meg kell felelnie ahhoz, hogy a gazdálkodó annak összegét a költségei közé beállíthassa. A nyugta ezen feltételeknek nem felel meg. Mivel azonban a törvényalkotó is felismerte, hogy vannak életszerű helyzetek, amikor az elszámolhatóság feltételeinek megfelelő bizonylat megszerzése nem lehetséges, lehetővé tette az ilyen helyzetek szabályosnak elfogadott megoldását. Az Szvtv. 167. § (3) bekezdése ugyanis azt mondja, hogy amennyiben a befogadott vagy kibocsátott bizonylatok alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága más módon nem biztosítható, akkor a gazdálkodó képviseletére jogosult személy vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy az aláírásával igazolhatja, hogy a kérdéses bizonylat valóban az általa képviselt gazdálkodó tevékenysége érdekében merült fel.

Mit jelent ez a gyakorlatban? Azt, hogy a kérdésben szereplő esetben az ügyvezető ráírhatja a kapott nyugta hátoldalára az általa képviselt cég nevét, valamint azt, hogy milyen üzleti úthoz kapcsolódóan hagyta a gépkocsiját a repülőtér parkolójában, és ezt a megjegyzést aláírva a nyugta a számviteli nyilvántartásokba felvehető (és persze a parkolási díj az ügyvezetőnek kifizethető, ha azt a saját zsebéből fizette). Ennél szebb megoldás, ha a cég készít egy belső szabályzatot az ilyen jellegű bizonylatok elszámolási lehetőségeivel kapcsolatban. Ez a szabályzat tartalmazza, hogy milyen módon kell leírni azt a gazdasági eseményt, amelyhez a kérdéses bizonylat kapcsolódik, elegendő-e a bizonylat hátoldalán leírni az eseményt, vagy egy külön feljegyzést kell készíteni, amely a bizonylathoz csatolásra kerül. Továbbá tartalmazza a szabályzat azt is, hogy ki jogosult aláírásával igazolni az Szvtv. által megfogalmazott követelményeknek nem megfelelő bizonylaton azt, hogy az a gazdálkodó tevékenysége érdekében merült fel.

Különösen kiküldetések vagy üzleti célú éttermi vendéglátás esetén fordul elő, hogy olyan bizonylatot kapunk, amely nem felel meg az Szvtv. által megfogalmazott követelményeknek. Megjegyzendő, hogy a kiküldetési költségek elszámolásához nem feltétlenül elegendő a bizonylatok alaki és tartalmi kellékeinek megléte. Hiába hoz az ügyvezető alakilag szabályszerű bizonylatokat, ha azokból az derül ki, hogy vélhetően magáncélokra költötte el az elszámolni kért összeget. Nehezen hihető például az, hogy egy franciaországi síparadicsomban a síidény közepén olyan üzleti konferenciát rendeznek, amelyre a síléceket is vinni kell a repülőgépen.

A kiküldetések üzleti céljának alátámasztására csatolni kell a bizonylatokhoz esetleg egy meghívó levelet, programfüzetet stb. Amennyiben ezen dokumentumok mellett a bizonylatok között az arra jogosult személy által leigazolt, ám a tartalmi és alaki kellékekkel egyébként nem rendelkező bizonylatok is vannak, azok elszámolhatóságát az adóhatóság sem fogja megkérdőjelezni.